SC dan OC dalam Kegiatan Organisasi

Tulisan ini saya buat untuk teman-teman yang sedang maupun yang baru berorganisasi. Menurut saya tulisan ini sangat penting untuk dipahami bersama sebagai bahan panduan untuk memanajemen kegiatan secara baik sesuai dengan tugas dan wewenang, karena saya sadari bahwa sedikit literatur mengenai manajemen secara teknis dan praktis seperti tulisan dibawah ini.

Istilah Steering Committee (SC) dan Organizing Committee (OC) sering kita temukan pada saat ada event atau kegiatan besar skala nasional maupun internasional yang diselenggarakan oleh organisasi ataupun event organizer. Kedua istilah tersebut biasanya digunakan untuk struktur kepanitiaan pada kegiatan yang diselenggarakan.

Dari perbedaan segi tugas, Steering Committee lebih bertugas sebagai pengarah, penasihat, atau pengawas dalam sebuah kegiatan sedangkan untuk Organizer Committee memiliki tugas sebagai eksekutor kegiatan dalam hal teknis sehingga kegiatan dapat berjalan sesuai perencanaan.

Steering Committee (SC)

Pemilihan orang dalam Steering Commite ini adalah mereka yang memiliki keahlian lebih dalam mengkonsep, atau pakar, sehingga layak disebut sebagai penasihat kegiatan atau pemberi pertimbangan. SC juga merupakan bagian yang bertanggung jawab mengendalikan dengan pengawasan dan pengarahan proses awal hingga akhir sebuah kegiatan. Orang-orang yang tergabung dalam SC ini selalu memiliki power pada kegiatan yang dipegangnnya karena mereka memiliki pengalaman, jabatan spesifikasinya, dan memiliki kemampuan kepekaan terhadap konsep kegiatan.

Jumlah Steering Commite tidak memiliki patokan yang pasti, hal ini tergantung dari tim event organizer yang ada dan juga skala event yang akan diselenggarakan. Semakin besar event yang akan diselenggarakan maka akan semakin banyak personil yang dilibatkan, sebaliknya jika kegiatan hanya dalam lingkup kecil terkadang tidak membutuhkan Steering Committee.
 

Berikut beberapa tugas (Job Description) Steering Committee memiliki tugas dan kewenangan dalam hal-hal berkaitan dengan materi pokok kegiatan atau kegiatan yang akan dilaksanakan. beberapa tugasnya diantaranya adalah:

1. Membuat dan menentukan arah, sasaran, serta tujuan pelaksanan event

2. Mencari dan membentuk kepanitiaan Organizer Committee (OC)

3. Merumuskan tema dan kemasan kegiatan yang akan diselenggarakan

4. Memimpin dan memberikan pengarahan teknis pada OC

5. Memberi alternatif solusi jika terjadi masalah dalam penyelenggaraan kegiatan

6. Bertindak sebagai wakil dari panitia pelaksana dalam interaksi dengan organisasi terkait

7. Membantu OC dalam mencari sumber dana yang dapat diminta untuk berpartisipasi

8. Menghubungi sumber-sumber dana untuk mendapatkan komitmen sponsor

9. Melakukan rapat diantara para Steering Committee

10. Memantau dan melakukan evaluasi khusus yang ditujukan pada perbaikan kinerja OC

11. Bersama ketua dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan 

Organizing Committee (OC)

Organizing Committee adalah unit kepanitiaan yang mempunyai tanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan yang akan dilaksanakan. OC ini juga sering disebut sebagai Panitia Pelaksana. Sebagai panitia teknis, Organizing Committee dalam melakukan kegiatannya akan selalu dikawal oleh SC. Hal ini dimaksudkan agar kinerjanya dapat terlaksana dengan baik dan sesuai yang di rencanakan.

Organizing Committee memiliki tanggung jawab yang besar terhadap kalancaran teknis di lapangan, mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga pasca kegiatan. Ketua Organizing Committee harus dapat menjamin dan memiliki kontrol penuh terhadap semua divisi agar berjalan sesuai tugas masing-masing. Berikut ini tugas-tugasnya :

1. Melakukan koordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan event
2. Berpartisipasi aktif melaksanakan kegiatan sesuai rencana
3. Saling memberikan bantuan lintas divisi
4. Melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat kepanitiaan
5. Mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan kepada koordinator divisi atau ketua pelaksana
6. Menyusun laporan alokasi anggaran di tiap divisi.

Dalam Organizing Committee ini biasanya kepanitiaan akan dibagi menjadi beberapa tim yang mengurus berbagai hal teknis penyelenggaraan. Susunan panitia ini terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, seksi acara, perlengkapan, dan lain sebagainya.

Semua bagian yang tergabung dalam Organizing Committee ini memiliki tanggung jawab terhadap bidangnya masing-masing dan berkewajiban membuat laporan saat usai acara.

Studi Ekskursi - Yayasan Bhakti Alam Kawasan Pantai Clungup

 

Pada bulan Maret akhir 2016 saya dan rekan-rekan komunitas di Divisi Pro-Environment sedang mengadakan kegiatan studi ekskursi ke lembaga pengelola sumberdaya alam yang nantinya kita akan mendapatkan ilmu dari para praktisi dan juga dapat mengimplementasikan melalui serangkaian kegiatan kepedulian lingkungan dan pemberdayaan masyarakat dalam program kami kedepan.

Yayasan Bhakti Alam merupakan yayasan yang bergerak pada penyelamatan ekosistem mangrove di Pantai Clungup dan sekitarnya. Yayasan ini diinisiasi oleh Bapak Saptoyo dan putri kandungnya Mbak Lia yang dilatar belakangi keprihatinan Bapak Saptoyo pada gersangnya tempat bermainnya semasa kecil yang terdapat pohon mangrove yang rimbun dan sekarang menjadi hilang karena masa peralihan pada jaman orde baru.

Dengan mengawali kegiatan sederhana yaitu menanam mangrove dan merawatnya selama bertahun-tahun akhirnya mereka dapat menemukan rekan untuk membantu memulihkan ekosistem mangrove di Pantai Clungup. Rekan-rekan tersebut kebanyakan selain dari masyarakat sekitar juga dari para akademisi di Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan Universitas Brawijaya yang turut andil dalam pembangunan Kawasan Konservasi Mangrove Pantai Clungup tersebut.

Seiring bertambahnya tahun, kegiatan yayasan yang konsen pada konservasi mangrove semakin bersemangat untuk memperluas daerah konservasinya walaupun terdapat banyak hambatan seperti tanah yang dikelola merupakan tanah milik perseorangan yang harus melakukan perijinan. Tak hanya itu, hambatan seperti ancaman dan ketidak harmonisan birokrasipun juga sering dihadapi oleh Bapak Saptoyo dan Mbak Lia.

Dengan bantuan dari Dinas Perikanan dan Kelautan serta Dinas Pariwisata untuk pengembangan dan pemberdayaan masyarakat sekitar untuk kegiatan konservasi dan pariwisata, Yayasan Bhakti Alam saat ini telah mampu mengelola sebanyak 6 pantai untuk komersial seperti Pantai Clungup, Pantai Gatra, Pantai Tiga Warna, dan lain-lain. Serta 3 Pantai yang dikhususkan untuk kegiatan konservasi fauna langka seperti penyu, kucing bakau, elang jawa, dan lain sebagainya.

Dari studi ekskursi ke Yayasan Bhakti Alam ini, kami mendapatkan banyak ilmu, pengalaman, dan motivasi. Bahwasannya semua manusia memiliki kekuatan untuk mengubah dunia menjadi lebih baik. Melalui Bapak Saptoyo dan Mbak Lia, pembangunan dari sektor ekonomi desa semakin meningkat berkat pengelolaan bijaksana dari konsep konservasi kawasan mangrove dan mendapatkan pendapatan dari sektor pariwisata.

Mari mbangun desa, untuk mewujudkan dunia yang lebih baik :)

"What you do today, can change your tomorrow"